中小企業デジタル化補助金の採択事例紹介｜株式会社ハチハチワークス様

令和5年度に小牧市が行った、中小企業デジタル化支援補助金で採択された市内事業者様の導入事例を紹介しています。

このページでは、紙ベースで行われていた自動車の売買契約、勤怠を含めた給与計算などの社内業務管理を集約してクラウド化したシステムの紹介となります。

株式会社ハチハチワークス様

株式会社ハチハチワークス様は自動車買取・販売・車検整備などを営む事業者様です。

国産車ディーラーに勤務していた米津代表取締役が令和4年に創業、国道155号線沿いに店舗・事務所を構えています。

ハチハチワークス様は自動車の買い取りをはじめ同販売、整備や手掛けています。

業務においては、買い取りの相談連絡から始まる商談の案件管理の工数が多く、既存のシステムでは捌ききれていない現状がありました。すでに業務負担が大きく取り扱い台数増加も見込まれるため、近い将来の大きな懸念点でした。

これに付随して車両の整備や売買契約書の作成・管理も案件が増加する中で、事務作業の処理分量が多くはないリソースの上限を越えることも見込まれていました。

導入したシステムで作業する株式会社ハチハチワークスの米津代表取締役

併せて板金や整備の案件管理をホワイトボード上で行っており、効率化と業績伸長のためには業務管理のデジタル化が喫緊の課題でした。

ハチハチワークス様の車両買い取り、案件管理などの業務における従来の課題をまとめると、大まかには以下のようになります。

これらの課題を解決する目的で、車両買い取りのコンタクトから契約書締結までの案件管理が可能なクラウド形式のシステムを導入を決定。

社員の勤怠管理から給与計算まで一貫して行える機能を連携させて、外的業務も内的業務も画面上で完結するシステムを企画・構築しました。

上記課題の1から3までの解決策となる「案件管理＋在庫車管理＋売買契約書作成」の機能と、4の解決策となる「出退勤＋給与計算」の機能を持つシステムとなります。

車両買い取りや整備案件の事務作業効率化の一環として、車検証の画像情報をOCRで読み込んで文字データ化した情報をサーバへアップロードし、専用書式のスプレッドシートに自動反映する機能も備えています。

これに限らず情報入力は査定価格や連絡先など最小限に留めるように配慮しつつ、情報のクラウド上での完結も実現しています。

案件や業務をオンラインで管理できるクラウドのシステムを導入

日々の勤怠管理については、出退勤をスマートフォンで行えるWeb勤怠管理機能も組み込まれています。

この勤怠記録データは販売成績と連動しており、給与計算もシステム内で自動的に行われる仕組みです。

諸情報の可視化、事務作業時間の短縮を実現（画面は勤怠管理）

クラウドのシステムであるため、異拠点のスタッフ同士でもタイムラグを伴うことなく情報の共有が可能になるとともに、諸情報の可視化が実現されました。情報の可視化で案件管理がより精緻に行えることになり、商談機会の損失を防ぐことも見込まれています。

より精度の高い売上予想や効果的な営業アクションを取れることが可能になるため、最低でも12件以上の年間商談成約の増加が可能と見込んでいます。

併せて、売買契約書の作成開始から出力までの事務作業に要する時間が、従来の1/4程度まで短縮できています。

株式会社ハチハチワークス様のデジタル化補助金の導入事例紹介は、以上になります。

令和5年度小牧市中小企業デジタル化支援補助金の基本情報や、他の事業者様の導入事例は下記リンクからご参照ください。